使い方マニュアル

前半は画面の使い方、後半は機械にさせることです。 後半は左が人、右が機械。ここが分からないと「やってくれていると思っていた」で落ちます。

画面の使い方
01

ログイン

社内のGoogleアカウントで入ります。

  1. アプリを開くと、ログイン画面が出ます
  2. 「Googleでログイン」を押して、会社のアカウント(@lion-kenchiku.co.jp)を選ぶ
  3. 一度入れば、しばらく覚えています
社外のアカウントでは入れません。中身は全部、社内向けです。
02

プロジェクトリスト

入口の画面。全案件が区分ごとに並びます。

  1. ステイタスと担当は、その文字をクリックすると、その場で直せます
  2. 直すと、もとのシート(SPS)にも書き戻ります。二重管理はありません
  3. 案件コードをクリックすると、プロジェクトマスターが開きます
  4. 行の左の「⠿」をつかんで上下に動かすと、並び順を変えられます
  5. 区分の右端の「+」で、その区分に案件を1件足せます(名前だけで足りる)
  6. 右上の切り替えで、1行の一覧と、定例会議用の全文表示を行き来できます
「他の人が先に変更していました」と出たら、その人の変更が優先されます。画面が最新に置き換わるので、もう一度直してください。
03

案件の詳細

案件名の右の「›」を押すと開きます。案件のことは全部ここ。

  1. クライアント・管理口座・担当・協力事務所・PF・APP・memo を、その場で直せます
  2. 一番上に「機械にさせること」のスイッチが2つあります(下の 05 と 06)
  3. スイッチをオンにしたとき、赤い一行が出ることがあります。読んでください。何かが足りていません
書き換えはすぐシートへ行きます。「保存」ボタンはありません。
04

プロジェクトマスター

案件1件を1枚にまとめた画面。仕様書と工程表から機械が作ります。

  1. プロジェクトリストで、案件コードの横の「→」を押す
  2. 「→」が無い案件は、まだマスターができていません
中身の作られ方は 05 を見てください。
05

オペレーションシート

運営している物件(民泊・レンタルスペースなど)の横断表。

  1. 上のバーの「オペレーション」から開く
  2. 直近の動きは、SPSのステイタス欄をそのまま出しています
  3. 掲載URLとアプリURLは、その場で入れられます
  4. 載せる/外すは、案件の詳細の「オペ掲載」で決めます
もとはSlackのキャンバスに手で書いていて、基準日が2週間止まりました。書き写すものは必ず止まります。
06

議事録の一覧

過去1か月に機械が書いた議事録が、新しい順に並びます。

  1. 上のバーの「議事録」から開く
  2. 「置いた先」にリンクがあれば、そのままWordを開けます
この一覧は、同じ会議を二度書かないための台帳を兼ねています。
07

定例が終わったら押すボタン

上のバーにある「定例おわり」。録画が残っているかをその場で確かめます。

  1. 定例が終わったら押す
  2. 「録画あり・文字起こしあり」と出れば、あとは機械が書きます
  3. まだのときは、少し待ってもう一度押す
押しても何も書き換えません。読むだけなので、何度押しても壊れません。
機械にさせること
08

マスターを作る

案件の仕様書と工程表から、毎朝つくり直される1枚。

あなたがすること
  1. Dropboxの案件フォルダに、仕様書と工程表を置く
  2. 案件の詳細で「マスターを作る」をオンにする
  3. 古い版は、名前に「旧」を入れるか、別のフォルダへ移す
機械がすること
  • 毎朝6:36に、Dropboxを見て、差し替わった案件だけ作り直します
  • 仕様書か工程表が見つからない案件は、痩せた1枚を作らずに止まります
できたものはここプロジェクトリストで、案件コードの横の「→」
足りないものがあると、詳細を開いたときに赤い一行で知らせます。
09

定例議事録

毎週の定例ミーティングの議事録。

あなたがすること
  1. Zoomで定例を始めたら、録画(レコーディング)を押す
  2. 終わったら、上のバーの「定例おわり」で録画が残っているか確かめる
機械がすること
  • 文字起こしから議事録を書きます
  • Googleドキュメント「定例議事録」に、回ごとに書き足します
  • 案件ごとの「決まったこと」を、各案件のステイタス欄にも配ります
できたものはここGoogleドキュメント「定例議事録」(上のバーから開けます)
定例だけはWordを作りません。ドキュメント1本が正です。録画を押し忘れると、その回は残りません。
10

議事録巡回(らいおんのZoom)

自分たちのZoomで行った会議を、機械が見つけて議事録にします。

あなたがすること
  1. Zoomで会議を始めたら、録画を押す
  2. 案件の詳細で「議事録を書く」をオンにする
  3. 会議名に案件コード(PKS・TTYなど)を入れる
機械がすること
  • 日中は1時間おき、朝は6:36に、終わった会議を探します
  • 会議が終わってから最長1時間で、議事録ができます
  • 弊社書式のWordにして、その案件の「claude作業用」フォルダに置きます
  • 案件のSlackチャンネルへ、担当者あてに知らせます
  • TODO(誰が・いつまでに・何を)を台帳に入れます
できたものはここ案件のSlackチャンネル/Dropboxの「【CODE】claude作業用」
会議名から案件が分からないものは、推測せず、作りません。会議名にコードを入れてください。
11

議事録をSlackで頼む(よそのZoom・対面)

もらった文字起こしや、対面の会議の録音から作ります。頼まれたときだけ。

あなたがすること
  1. 文字起こしを .txt にして、その案件の「【CODE】claude作業用」フォルダに置く
  2. Slackで「@claude ◯◯◯の議事録つくって」と書く(◯◯◯は案件コード)
  3. 数分待つ。できたら、そのチャンネルに返ってきます
機械がすること
  • 置かれた .txt を読んで、議事録を書きます
  • 弊社書式のWordにして同じフォルダに置き、リンクを返します
  • TODOを台帳に入れ、読み終えた .txt は「_処理済」へ移します
できたものはここ頼んだSlackチャンネル/Dropboxの「【CODE】claude作業用」
置いただけでは作りません。「つくって」と言われるまで待ちます。途中のものを勝手に議事録にしないためです。
12

TODO

議事録に書いた「誰が・いつまでに・何を」が溜まります。

あなたがすること
  1. Slackで「@claude ◯◯◯のTODO」と書くと、済んでいないものが並びます
  2. 済んだら、台帳の「済」の列に印を付ける
機械がすること
  • 議事録を書くたびに、TODOの行を足します
  • 期限が日付でないもの(「次回の現場で」など)は、期限未確定として知らせます
  • 勝手に「済」にはしません。消すのは人です
できたものはここらいおんプロジェクトDB(本番)の「TODO」タブ
文字起こしに書いていない担当や期限は、空のままにします。当てて埋めません。
13

困ったとき

うまくいかないときは、自分で回避せずに、そのまま嶋田さんへ。 現場が回避し始めると、壊れていることが誰にも見えなくなります。